El cumplimiento

O objetivo da gestão de conformidade da Witzemann é o cumprimento das normas legais em vigor, das diretrizes internas da empresa, assim como das normas éticas fundamentais e padrões internacionais para todo o grupo Witzenmann em todo o mundo.

O CMS inclui todo o grupo Witzenmann. Está alinhado com as atividades comerciais e requisitos da Witzenmann e tem como objetivo principal os setores que foram identificados como relevantes para a Witzenmann no contexto das análises de risco. Os pontos principais do trabalho de conformidade na Witzenmann são compostos pelos direitos humanos e proteção do ambiente, proteção de dados, conformidade de produto, lei da concorrência, prevenção de corrupção, prevenção de branqueamento de capitais, controle de exportações e critérios de sanções.

Um comportamento de acordo com as leis, íntegro e ético é a base do negócio comercial da Witzenmann. Isso está registrado no código de conduta (Code of Conduct) da Witzenmann.

A administração e os executivos da Witzenmann se comprometem plenamente com isso e demonstram isso aos colaboradores ("Tone from the Top/Middle").

Os colaboradores podem se dirigir a qualquer momento aos seus superiores, à gestão da empresa ou ao responsável pela conformidade, em caso de dúvidas sobre conformidade, assim como com indicações de risco ou inconformidades. Além disso, encontra-se disponível um sistema indicador para todos os colaboradores, onde os informadores estão sujeitos a uma proteção especial.

A conformidade é uma responsabilidade de todos os líderes de uma empresa. As medidas organizacionais, especialmente a previsão de processos adequados e transparentes, assim como a disponibilidade dos recursos necessários, garantem que o CMS se desenvolva em todo o grupo Witzenmann.

A responsabilidade pelo CMS está a cargo do departamento jurídico e de conformidade da Witzenmann GmbH, que relata regularmente e, quando necessário, imediatamente, diretamente ao gestor responsável. O departamento jurídico e de conformidade desenvolve os padrões de gestão de conformidade aplicáveis em todo o grupo e aconselha as áreas empresariais como primeiro ponto de contato para todas as questões de conformidade.

O departamento jurídico e de conformidade é apoiado pela rede de conformidade do grupo Witzenmann em todo o mundo. Existe um ponto de contato de conformidade local para todas as filiais internacionais. Ele apoia a gestão no cumprimento das regras e na aplicação da gestão de conformidade local, especialmente na implementação dos padrões em todo o grupo e no cumprimento da legislação local em vigor.

Na Witzenmann, a base da gestão de riscos de conformidade é formada pelas análises de risco de conformidade. No âmbito de análises de risco de conformidade regulares, a organização é sistematicamente avaliada em riscos de conformidade. Os riscos são registrados, analisados e avaliados.

Caso condições especiais assim o exigem, a análise de risco de conformidade regular é complementada por testes específicos e avaliações de risco.

Com base nos riscos de conformidade identificados, a Witzenmann desenvolve e implementa princípios e medidas com o objetivo de reduzir o risco de não cumprimento de conformidade. Isso inclui:

• o código de conduta da Witzenmann para colaboradores,
• o código de conduta da Witzenmann para fornecedores,
• diretrizes e princípios orientadores temáticos,
• indicações de processo, trabalho e organização,
• a avaliação de parceiros comerciais,
• treinamentos, programas e-learning e workshops,
• o sistema indicador de confiança e anônimo perante solicitação,
• o serviço de consultoria para questões de conformidade.

A Witzenmann informa os colaboradores e parceiros comerciais sobre os padrões de conformidade aplicáveis na Witzenmann de várias maneiras, incluindo por meio de comunicações internas da gestão e do departamento jurídico e de conformidade, em conversas pessoais, dando resposta a solicitações de clientes, assim como por meio de publicações na Intranet e na Internet.

Os colaboradores da Witzenmann são treinados em intervalos regulares sobre os temas de conformidade relevantes para eles. Nesse processo, eles aprendem a se comportar de forma mais íntegra e de acordo com as regras no dia a dia empresarial. O programa de treinamento em função das necessidades inclui treinamento presencial, bem como e-learning.

No âmbito das análises de risco regularmente realizadas, os conteúdos de conformidade são explicados em conversas pessoais com responsáveis de todas as áreas empresariais relevantes. Os responsáveis podem indicar os riscos de conformidade das suas áreas e questionar os especialistas de conformidade.

Além disso, todos os colaboradores e órgãos da Witzenmann têm a possibilidade, a qualquer momento, de buscar assessoria do departamento jurídico e de conformidade sobre questões de conformidade. Caso seja necessário podem ser consultados assessores jurídicos especializados.

A Witzenmann verifica continuamente a eficácia e a adequação, assim como a necessidade de alterações do CMS. Se surgirem novas necessidades jurídicas, riscos mudarem ou surgirem mais riscos, o sistema será adaptado às novas circunstâncias. Para tal, são desenvolvidos conjuntos de medidas e processos que posteriormente são colocados em prática.

As descobertas dos resultados das análises de risco de conformidade, revisões, sugestões de colaboradores e líderes, e possíveis indicações do sistema de denúncias são utilizadas para o contínuo desenvolvimento e melhoramento do sistema.